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 Política de tratamiento de datos personales y privacidad

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 Capítulo I. De las Partes intervinientes y el objeto del tratamiento de la información o datos personales

1. Responsable o Encargado del tratamiento de información o datos personales:

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA.; persona jurídica constituida de conformidad con las leyes mercantiles colombianas, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá, en adelante CONTROLES

 

2.- Usuarios:

Clientes, proveedores, subcontratistas y colaboradores o empleados de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA que hayan suministrado la información o datos personales en virtud del servicio prestado por ésta, en adelante USUARIO.

 

3.- Objeto:

El presente documento tiene por objeto dar cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que consiste en la elaboración y adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley  mencionada  la cual regula la obtención, registro, registro, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CONTROLES EMPRESARIALES LTDA en el ejercicio ordinario de su objeto social,  con el fin de garantizar y proteger  el derecho fundamental  de habeas data de sus usuarios.

 Capítulo II Definiciones y Principios

De acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 se definen y entienden los siguientes términos:

 

1.Definiciones.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

 

Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

   

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

 

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

 

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

2.- Principios.

Los principios que se  establecen a continuación constituyen los parámetros generales que CONTROLES EMPRESARIALES LTDA aplica y salvaguarda en el ejercicio de los procesos de captura, registro, manejo uso y tratamiento  de datos personales.

 

Principio de Legitimación del Titular de la Información

En el tratamiento de los datos personales  efectuado por CONTROLES EMPRESARIALES LTDA, éste reconoce que su titularidad o legitimación esta regida por la ley y por tanto el tratamiento de los datos de sus usuarios debe ser consultado y autorizado por los mismos.  Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

Principio de Veracidad. 

La información capturado por CONTROLES EMPRESARIALES LTDA y objeto de su tratamiento deberá ser cierta, completa y preferiblemente actualizada,  por tanto queda prohibido el uso de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan inducir en error a terceros. El Usuario tiene derecho a obtener de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

Principio de Acceso y Circulación Restringida: 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

 

Principio de Seguridad: 

La información sujeta a Tratamiento por parte de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

Principio de Confidencialidad: 

​Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 Capítulo III. Ley aplicable, vigencia, modificación y versionamiento y prohibición de uso.

Este documento de política y procedimiento de protección de datos personales está fundamentado en las disposiciones  contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales".  Por tanto este documento aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que registre y maneje CONTROLES EMPRESARIALES LTDA.  

 

Los Usuarios aceptan y reconocen que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que CONTROLES EMPRESARIALES LTDA desarrolle las actividades propias de su objeto social.

 

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA puede cambiar unilateralmente su política de privacidad y de uso de datos personales cuando así lo requiera sin el expreso consentimiento del USUARIO,  pero se obliga a conservar las versiones anteriores de la presente política de privacidad y de uso de datos personales, si las hubiere y a garantizar los derechos de los USUARIOS que emanan de la Constitución y la Ley Colombiana.

 

Este servicio no está dirigido a menores de edad, niños o adolescentes, en el evento en que cualquiera de ellos acceda a nuestros servicios, se le solicitará abstenerse de seguir adelante con el registro y/o servicio por ser persona menor de dieciocho (18) años.

 Capítulo IV. De las responsabilidades inherentes al tratamiento de la información y datos personales.

​​CONTROLES EMPRESARIALES LTDA  manifiesta ser responsable de los datos personales de sus usuarios  empleados siempre que esta información le haya sido suministrada por éstos, al igual que la de la base de datos o medio de almacenamiento donde se encuentren ubicados los mismos y sea de su propiedad o manejo.

 

1. Suministro de información o datos personales de los usuarios.

Quien acceda a los servicios de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA debe suministrar de manera voluntaria, sus datos ciertos, no sensibles de identificación física o personal, como son entre otros: nombre, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro como proveedor o cliente de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA.

 
2. Protección de la Información suministrada.

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA se esfuerza en proteger a sus usuarios del acceso no autorizado, modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que registran sus bases de datos existentes; no obstante lo anterior debido a las características  propias de los medios de transmisión de información o datos a través de Internet o redes inalámbricas, resulta imposible garantizar una seguridad optima o infalible, así que el riesgo  inherente a la trasmisión de información o el medio que se utilice es del usuario.

 

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA con el fin de dar cumplimiento a su obligación de protección de datos sigue de manera estricta y rigurosa los siguientes protocolos de protección de datos, así:

 

a) control sobre los sistemas de información para mantener su calidad y funcionamiento óptimo.

 

b) encriptamiento de servicios usando protocolos de seguridad electrónica, restricción de acceso a la información de acuerdo a tipo de usuario de la misma,  y

 

c) suscripción de obligaciones o acuerdos de confidencialidad con todo nuestro personal, subcontratistas o proveedores, para el caso de los colaboradores o empleados de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA la vulneración de dichos acuerdos constituye falta grave, causal de despido con justa causa y en el caso de los proveedores o subcontratistas  implica la terminación anticipada de contratos o acuerdos, sin menoscabo de las acciones indemnizatorias previstas en la ley y las normas internacionales.

 

3.  Formas de almacenamiento de datos personales.

Los datos personales de todos nuestros clientes y/o usuarios se almacenan en base de datos que se encuentra  protegidas por firewall de seguridad. El servidor en donde reposa la base de datos está protegido físicamente en un data center de uso exclusivo de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA, al cual solo tiene acceso su personal autorizado. 

 
4. Recepción de información de los usuarios y uso.

La información privada de los usuarios y/o clientes está destinada a la prestación del servicio para desarrollan el objeto social de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA.

 

Cuando el usuario se registra  en la plataforma de información, le es necesario suministrar información básica como nombre, apellidos, ocupación, edad, dirección, teléfono, empresa, cargo, etc.

 

Cuando envía una solicitud de asistencia y/o reclamo es posible que le pidamos información personal como cédula y nombre para registrar el PQR.

 

Puede que se le solicite a nuestros usuarios información personal en otros momentos,  pero el usuario está en libertad de suministrarla o no.

 

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA puede de forma automática  registrar la información del usuario en registros de nuestro servidor desde su navegador, incluyendo su dirección IP, la versión de su navegador web, direcciones de referencia entre otros.

 

También podemos grabar las visitas que usted haga a cualquiera de los sitios web o aplicaciones a los cuales usted ingrese que sean de propiedad de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA.

 

Esta expresamente restringida la revelación de información personal de los usuarios a terceras personas sin su consentimiento expreso de éstos.

 

Sin embargo puede haber circunstancias en las que es posible que tengamos que revelar información personal sobre un usuario y/o cliente.  Estas razones son:  el empleo de otras empresas para realizar funciones en nuestro nombre, tales como el cumplimiento de pedidos, proporcionar servicio al cliente, envío de correo electrónico y correspondencia, procesamiento de pagos con tarjeta de crédito, procesamiento de conversiones de moneda, contratación de servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), u otras funciones necesarias para nuestro negocio.

 

Las obligaciones incluidas en estas prácticas sobre el cuidado o manejo que CONTROLES EMPRESARIALES LTDA le debe dar a la información personal de sus clientes y/o usuarios no aplican cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. 

 

La Información proporcionada por Los clientes y/o Usuarios, podrá ser usada por CONTROLES EMPRESARIALES LTDA de acuerdo con lo establecido en estas prácticas y con el fin de:  (i) Proveer servicios y productos requeridos; (ii) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el cliente; (iii) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes; (iv) Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios; (v) Evaluar la calidad del servicio,  (vi) Realizar estudios internos  (vii)  Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, - vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, (viii) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación.

 

En caso de una venta de la mayoría de los activos de la empresa, la información de los clientes y/o usuarios puede ser transferida al comprador como parte del establecimiento de comercio;

 

5.  Empleo de rastreo electrónico.

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA podrá utilizar  métodos de rastreo electrónico (cookies) para personalizar y facilitar al máximo la navegación del USUARIO por su Site., estos métodos se asocian únicamente a un USUARIO anónimo y su ordenador y no proporcionan referencias que permitan deducir datos personales del USUARIO; sin embargo El USUARIO podrá configurar su navegador para que notifique y rechace la instalación de las cookies enviadas por CONTROLES EMPRESARIALES LTDA, sin que ello perjudique la posibilidad del USUARIO de acceder a los Contenidos.

 

6. Manejo de links o hipervínculos electrónicos:

En el caso de que en el  sitio web se dispusiesen enlaces o hipervínculos hacía otros sitios de Internet, CONTROLES EMPRESARIALES LTDA no ejercerá ningún tipo de control sobre dichos sitios y contenidos. En ningún caso CONTROLES EMPRESARIALES LTDA asumirá responsabilidad alguna por los contenidos de algún enlace perteneciente a un sitio web ajeno, ni garantizará la disponibilidad técnica, calidad, fiabilidad, exactitud, amplitud, veracidad, validez y constitucionalidad de cualquier material o información contenida en ninguno de dichos hipervínculos u otros sitios de Internet. Igualmente la inclusión de estas conexiones externas no implicará ningún tipo de asociación, fusión o participación con las entidades conectadas.

 

7. Responsabilidades y deberes de Controles con relación al tratamiento de los datos personales de los usuarios.

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA solo hará uso de los datos personales de los usuarios para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando lo establecido en la ley de protección de datos (1581 de 2012) en lo especial en lo dispuesto en  su el Art. 17, así:

 

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento  de datos personales:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
 

2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
 

3. Realizar oportunamente,  esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos

4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
 

5.  Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles  del dato personal.

6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
 

7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella,

8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
 

9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 Capítulo V. De los Derechos de los Usuarios

De acuerdo con lo previsto en los Art. 8 y siguientes de la ley 1581 de 2012 son derechos de los usuarios: 

1. Autorización para el registro, captura, uso y tratamiento de datos personales: En el entendimiento que la captura, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos o usuario, CONTROLES EMPRESARIALES LTDA  ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización o consentimiento del usuario.


1.2  Mecanismos para la obtención de la autorización por el usuario: La autorización del usuario puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato o medio que permita a CONTROLES EMPRESARIALES LTDA garantizar su posterior consulta y será puesta a disposición del usuario, para garantizar el hecho de que la información capturada es para fines determinados y conocidos y su uso por CONTROLES EMPRESARIALES LTDA es especifico; además de proteger o salvaguardar el derecho que tiene el usuario a tomar decisiones con respecto a sus datos personales tales como el control o uso de su información personal.  

La autorización por ser una declaración que informa al titular de los datos personales o en este caso usuario, debe contener: 

 

a)    Quién recopila o captura la información (responsable o encargado),

b)    Qué información es capturada,

c)    Con qué finalidad se capturan los datos. 

d)    Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados, y

e)    Si se recopilan datos sensibles. 


CONTROLES EMPRESARIALES LTDA hará lo necesario para mantener actualizados y custodiados sus registros de autorización de los usuarios o titulares de datos personales.


1.3 Aviso de Privacidad: Se entiende por aviso de privacidad el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del usuario o titular de la información mediante el cual CONTROLES EMPRESARIALES LTDA le informa de la existencia de la política  de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a ella y las características del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.

Este aviso de privacidad debe contener como mínimo la siguiente información: 

 

a)    La identidad, domicilio y datos de contacto de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA.

b)    El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

c)    Los mecanismos generales  dispuestos por el CONTROLES EMPRESARIALES LTDA  para que el USUARIO conozca y acceda a dicha política y a las versiones o modificaciones  de fondo que se produzcan en ella.

 

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los usuarios  mientras se lleve a acabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven; para el almacenamiento del modelo, CONTROLES EMPRESARIALES LTDA podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que considere útil para dichos fines.


1.4 Solicitud de Información actualización o rectificación de información o datos personales de los usuarios: En cualquier momento los clientes y/o usuarios podrán solicitarle a CONTROLES EMPRESARIALES LTDA  como responsable de los datos personales que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, así mismo podrá incluir nuevos datos si es su deseo, suprimirlos o excluirlos de la base de datos salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio al cual se encuentra registrado y/o inscrito el cliente y/o usuario y quiera permanecer en él, de lo contrario, se desvinculará y/o inactivara totalmente del mismo.

Si el usuario y/o cliente desea ejercer sus derechos y por tanto actualizar, rectificar suprimir entre otros deberá enviar un correo electrónico a  mercadeo@coem.co

El Usuario tendrá derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento., es decir frente a CONTROLES EMPRESARIALES LTDA, este derecho podrá ser ejercido frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado a CONTROLES EMPRESARIALES LTDA.

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personería de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el  detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del usuario a ellos.  Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al  titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

El Usuario podrá solicitar cuando a bien tenga prueba de la autorización otorgada al CONTROLES EMPRESARIALES LTDA para el tratamiento de su información, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de dicha información, por ejemplo cuando la prestación del servicio lo requiera,  de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

El Usuario tendrá derecho a ser informado por el responsable del tratamiento de la información o datos personales, en este caso CONTROLES EMPRESARIALES LTDA, previa solicitud por escrito en este respecto, sobre el uso que le ha dado a sus datos personales. 

El Usuario tendrá derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en el presente documento de política y lo previsto en la ley de tratamiento de datos personales y habeas data y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

El Usuario podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento de información que haga CONTROLES  no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información dado por CONTROLES o tercero autorizado por éste estuvo incurso en  incurso en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución Nacional de Colombia. 


1.5 Consultas: De conformidad con lo establecido  en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, CONTROLES garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares o usuarios, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del usuario.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales CONTROLES debe garantizar:


a)    Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

b)    Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

c)    Utilizar los servicios de atención al  cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

1.6 Reclamos.

De conformidad con lo establecido  en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012,  el usuario o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en  la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

a)    El reclamo lo podrá presentar el usuario en los formatos que al efecto presente CONTROLES en su página web.  Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, si por alguna circunstancia CONTROLES recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado o usuario.

 

b)    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene CONTROLES una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

c)    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


d)    En cualquier momento y de manera gratuita el usuario o su representante podrán solicitar a  CONTROLES la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos  de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por: 

 

a)    El usuario o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. 

b)    Su representante, previa acreditación de la representación.

c)    Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél,  se tendrá por no presentada.


La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios  habilitados por CONTROLES EMPRESARIALES LTDA señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo,  la siguiente información:

 

a)    El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

b)    Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

c)    La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

d)    En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

 

1.7 Rectificación y Actualizacion de Datos: CONTROLES EMPRESARIALES LTDA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta,  de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

 

1. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

2. CONTROLES EMPRESARIALES LTDA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios  electrónicos  u otros que considere pertinentes.

3. CONTROLES EMPRESARIALES LTDA  podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

4. CONTROLES EMPRESARIALES LTDA  utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación.


1.8 Supresión de Datos: El usuario tiene el derecho, en todo momento, a solicitar CONTROLES EMPRESARIALES LTDA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.

3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron capturados

4. Esta supresión implica la  eliminación  total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por  CONTROLES  EMPRESARIALES LTDA.

 

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA  puede negar el ejercicio del derecho de supresión cuando:

 

1. La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

4. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales,  CONTROLES debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

 

1.9 Revocatoria de la Autorización de consentimiento: Los titulares o usuarios de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, el usuario o titular debe notificar su decisión por escrito a  CONTROLES EMPRESARIALES LTDA  quien procederá de la siguiente manera: 

 

Si es Revocatoria Total de la Autorización: Es sobre la totalidad de las finalidades consentidas,  esto es, que CONTROLES EMPRESARIALES LTDA deba dejar de tratar por completo los datos del usuario y borrar todos sus registros, no obstante debe conservar la autorización y la solicitud de revocatoria de la misma.

 

Si es Revocatoria Parcial de la Autorización: es con una finalidad especial, por ejemplo para publicidad, o estudios de mercado, etc., pero se mantienen a salvo otros fines, CONTROLES EMPRESARIALES LTDA deberá borrar y no usar los datos del usuario para las finalidades restringidas, de conformidad con la autorización otorgada.

 

Entonces,  El usuario deberá solicitar por escrito la revocatoria del de consentimiento a CONTROLES EMPRESARIALES LTDA  indicando si la revocatoria es  total o parcial  y en este último caso cual es el tratamiento no conforme.

 

Los mecanismos o procedimientos que CONTROLES se establezca para atender las solicitudes de revocatoria  del consentimiento no podrán exceder de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo o del momento en que este completa la información para proceder al trámite solicitado.

 

2. Atención al Cliente: El usuario tiene derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos  en caso de ser inexactos o  a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su  obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.  El Usuario podrá acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de CONTROLES EMPRESARIALES LTDA.

 

En caso de presentarse cualquiera requerimiento, petición, queja, reclamo o consulta  referente al ejercicio de sus derechos de usuario o cliente podrá comunicarse al correo electrónico mercadeo@coem.co  o a las siguientes direcciones físicas: Carrera  16 N° 75 – 29 Bogotá Colombia Tel: +57 (1) - 546 2727  Fax. 211 6435, en horario de oficina de 7:00 a.m - 5:30 p.m.

 

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA contará con el término de hasta quince (15) días, para resolver su solicitud en los términos de ley que regula la materia.

 Capítulo VI. De la Seguridad de La Información

​​De conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012  CONTROLES EMPRESARIALES LTDA   adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para salvaguardar la  seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a la información de los usuarios o titulares;  para lo cual implementa las siguientes medidas de seguridad o protocolos de seguridad, los cuales deben  cumplir con los requerimientos que a continuación se describen:  

 

1. Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.

2. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012

3. Funciones y obligaciones del personal.

4. Estructura de las  bases de  datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.

5. Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.

6. Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.

7. Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad  que se implemente

8. Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya ha ser transportado, desechado o reutilizado.

9. El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.

10. El contenido del  procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.

 Capítulo VII. DISPOSICIONES FINALES

CONTROLES EMPRESARIALES LTDA.; designa a El director o Coordinadora de Servicio al Cliente, en adición a sus otras funciones, para cumplir la función de protección de datos  personales y para dar trámite a las solicitudes de los titulares o usuarios, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

 

Nota de Vigencia. El presente documento de política de tratamiento de información y datos personales – versión 1,  esta vigente y  rige a partir del  primero (01) de abril de dos mil trece (2013).


 

 

​CONTROLES EMPRESARIALES LIMITADA.​