POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INFORMACIÓN GENERAL

Objetivo: Establecer los lineamientos generales para el cumplimiento de los requisitos legales de protección de datos personales aplicables a Controles Empresariales (COEM) y a sus subsidiarias en Colombia, Perú, Ecuador y Panamá, en el marco del tratamiento de datos personales que realizan en el ejercicio ordinario de su objeto social.

Alcance: La política será de obligatorio cumplimiento para todas las partes interesadas de COEM y de sus subsidiarias en Colombia, Perú, Ecuador y Panamá, esto es: aspirantes en procesos de selección, colaboradores, clientes, proveedores, usuarios/titulares, y en general cualquier persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales en nombre de COEM o cuyos datos sean objeto de tratamiento. Ante cualquier diferencia entre la parte general y el anexo de un país específico, prevalece lo dispuesto en el anexo local, por ser la norma de mayor especificidad.

Responsable: Oficial de privacidad y seguridad de la información.

2. RESPONSABLE O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

3. DEFINICIONES Y PRINCIPIOS

3.1. Definiciones

1. Autorización/Consentimiento: Manifestación de voluntad libre, previa, expresa, específica e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación dirigida al titular mediante la cual se informa la existencia de la política de tratamiento, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento, cualquiera que sea su forma o medio de conservación.
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
5. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
6. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica que, por cuenta del responsable, realiza el tratamiento de datos personales.
7. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y el tratamiento de los datos personales.
8. Titular/Usuario: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
9. Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión.
10. Transferencia: Envío de datos personales por el responsable y/o encargado, ubicado en el país de origen, a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
11. Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

3.2. Principios rectores

1. Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a la normativa aplicable en cada país.
2. Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada previamente al titular.
3. Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
4. Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: El titular tiene derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento.
6. Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y solo puede hacerse por personas autorizadas.
7. Seguridad: La información se maneja con medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento está obligada a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con COEM.
9. Responsabilidad demostrada: COEM debe poder acreditar la implementación de mecanismos efectivos para el cumplimiento de los principios y obligaciones aplicables.

4. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

4.1. Tipos de datos personales utilizados por COEM

Para el desarrollo de su objeto social, COEM recauda, entre otros, los siguientes datos: datos generales y específicos de identificación; datos relativos al estado civil; datos financieros; datos sensibles (imágenes fotográficas, registros de audio y video); datos socioeconómicos y de información tributaria; datos de antecedentes disciplinarios y/o judiciales; datos de ubicación relacionados con la actividad comercial; datos del historial laboral y académico; datos de contacto; datos relacionados con la afiliación al sistema de seguridad social; y datos personales de acceso a sistemas de información. Así mismo, recopila datos de forma automática a través de su página web (direcciones IP, cookies, respuestas a peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones).

4.2. Finalidad

Para el cumplimiento de su objeto social, COEM recauda los datos previamente enunciados para el desarrollo de diversas finalidades relacionadas con aspirantes en actividades de selección, colaboradores, proveedores y clientes. (Consulte el documento completo para el detalle exhaustivo de cada literal).

5. DERECHOS DE LOS USUARIOS

En términos generales, y sin perjuicio de los derechos adicionales o de la terminología específica que reconozca cada legislación local, los titulares tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley exceptúe este requisito.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar quejas y reclamos ante la autoridad de control competente por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. DEBERES DE COEM COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Garantizar a los titulares el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
• Notificar a la autoridad de control sobre vulneraciones de seguridad de los datos personales.

7. CANALES DE ATENCIÓN

COEM designa al Oficial de privacidad y seguridad de la información, en adición a sus otras funciones, para dar trámite a las solicitudes de los titulares en el ejercicio de sus derechos a través del correo segurinfo@coem.co.

ANEXOS POR PAÍS

La política incluye anexos específicos que detallan el marco normativo, autoridades de control, derechos ARCO y plazos de atención para: Colombia, Perú, Ecuador y Panamá.

11. CONTROL DE CAMBIOS

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